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Vertrauen Sie bei Ihrem Hinweisgebersystem auf einen Anbieter mit juristischer Expertise

Ihr Hinweisgebersystem vom Anbieter mit juristischer Kompetenz

Bei SICODA tragen wir IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz nicht nur im Namen; wir brennen auch für deren Umsetzung. Vor Kurzem wurde das Compliance-Management von der EU um den Schutz von Hinweisgebern erweitert. Daraufhin haben wir unser Angebot um ein absolut sicheres und rechtskonformes Hinweisgebersystem ergänzt. Als Ihr Anbieter mit 18 Jahren juristischer Erfahrung unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung einer entsprechenden Whistleblower-Plattform in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Hinweisgeber, seien es Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden, enthüllen Missstände in Unternehmen. Durch ihre mutigen und wertvollen Hinweise tragen sie zur Steigerung der Transparenz im Unternehmen und damit zur Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität bei. Auch ethisch bedenkliche Machenschaften, wie beispielsweise unmenschliche Arbeitsbedingungen oder Kinderarbeit, prangern sie mit ihren mutigen Hinweisen an.

Ein Hinweisgebersystem schützt sogenannte Whistleblower vor Repressalien. Es ermöglicht Hinweisgebern die vertrauliche und auf Wunsch anonyme Abgabe von Hinweisen, ohne dass sie Angst vor Straf- oder Vergeltungsmaßnahmen haben müssen. Dies war lange Zeit nicht der Fall.

Wie ist die aktuelle Rechtslage bezüglich Hinweisgebersystemen?

Inzwischen hat die EU die Bedeutung von Hinweisgebern erkannt. Zu ihrer Sicherheit trat am 16. Dezember 2019 die EU-Richtlinie „zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, kurz Hinweisgeberichlinie, in Kraft.

Am 21. Dezember 2021 endete die Frist zur Überführung der europäischen Richtlinie in deutsches Recht. Die Große Koalition konnte sich während ihrer Amtszeit allerdings nicht auf einen Text für das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verständigen.

Doch auch, wenn derzeit noch kein entsprechendes Gesetz in Deutschland existiert, so ist die EU-Richtlinie hierzulande bereits wirksam. Laut dem Koalitionsvertrag der aktuellen Ampelkoalition soll die EU-Whistleblower-Richtlinie außerdem bald in nationales Recht überführt werden.

Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?

Durch das Hinweisgeberschutzgesetz werden juristische Personen in Deutschland zur Einführung eines Hinweisgebersystems per Gesetz verpflichtet. Zunächst betrifft dies nur Organisationen, wie zum Beispiel Unternehmen und nicht eingetragene Vereine, ab 250 Mitarbeitern. Ab 1. Dezember 2023 wird die Einführung einer Whistleblower-Plattform auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz von über 10 Millionen Euro Pflicht.

Für Finanzdienstleister entfällt eine Mitarbeiter- oder Umsatzgrenze. Für sie ist ein Whistleblower-System allein auf Grundlage ihrer Dienstleistung Pflicht.

Kommunen ab 10.000 Einwohnern und öffentliche Einrichtungen müssen ab Ende 2023 ebenfalls ein anonymes Meldewesen bereitstellen. Experten raten auch Gemeinden mit bis zu 10.000 Einwohnern zur Einführung eines entsprechenden Hinweisgebersystems.

Das Hinweisgebersystem vom Anbieter Ihres Vertrauens

Unser Compliance-Hinweisgebersystem erfüllt sämtliche Anforderungen an Whistleblower-Datenschutz, Daten- und Rechtssicherheit sowie Ihre Ansprüche an eine individuelle Lösung.

Ihre Vorteile mit dem SICODA-Hinweisgebersystem

Sicherheit der Daten

Der Schutz von Whistleblowern kann nur gewährleistet werden, wenn das dahinterstehende Whistleblower-System zu 100% sicher und damit absolut vertraulich ist. Weder das Mitlesen noch das Zurückverfolgen von Hinweisen darf möglich sein. Als Rechtsanwälte für IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz liegt uns die Sicherheit Ihrer Daten im Blut.

Dementsprechend erfüllt unser Hinweisgebersystem höchste Standards in Sachen Sicherheit. Dafür sorgen:

  • Verschlüsselung aller übermittelten Daten mit dem modernsten Standard TLS 1.3
  • Datenspeicherung nur in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren mit Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001

 

Einhaltung des geltenden Rechts

Ein Hinweisgebersystem in Deutschland muss sämtliche Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz erfüllen. Als Rechtsanwälte und Anbieter eines eigenen Hinweisgebersystems garantieren wir Ihnen die Rechtssicherheit unseres elektronischen Meldesystems.

So ermöglicht unsere Whistleblower-Plattform beispielsweise auch anonyme Meldungen, die in Deutschland unabdingbar sind. Natürlich erfüllt auch unsere Dokumentation von Hinweisen die geltenden Rechtsvorschriften.

Einhaltung der DSGVO

Auch der Datenschutz ist in Deutschland bis ins kleinste Detail geregelt. Damit Sie auch beim ohnehin heiklen Thema Whistleblowing die DSGVO vollumfänglich berücksichtigen, erfüllt unser Whistleblower-System alle Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung bezüglich Erfassung und Weiterverarbeitung der Daten.

Sicherung der Erreichbarkeit

Unser Online-Portal ist rund um die Uhr erreichbar. Ein Hinweisgeber ist damit nicht an Telefonzeiten einer Hotline gebunden. Außerdem kann keine Meldung, beispielsweise auf dem Postweg, verloren gehen. Die Meldung eines Hinweises über unsere Software ist schnell und einfach. Dadurch steigt die Bereitschaft zur Abgabe von Hinweisen.

Minimierung Ihres Aufwands

Wir übernehmen sowohl die Installation als auch den Betrieb Ihres Wistleblower-Systems. Sie lehnen sich entspannt zurück. Unser Hinweisgebersystem passen wir als Anbieter Ihres Vertrauens gerne individuell an Ihre Bedürfnisse an: je nach Organisationsgröße und Organisationsstruktur.

Sicherung niedriger Preise

Der Preis für die Nutzung unserer Whistleblowing-Plattform liegt bei gerade einmal 50 Euro pro Monat. Dafür erhalten Sie Zugriff auf die von uns erstellten Eingabeformulare, die an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden können. Die Anzahl der Hinweise, die Sie über unser Hinweisgebersystem entgegennehmen können, ist unbegrenzt. Auch der Speicher zum Dokumentieren der Kommunikation ist nicht limitiert.

Machen Sie unsere Whistleblowing-Plattform zu einem Bestandteil Ihrer Unternehmens-DNA.

Wir bieten mehr als nur ein Hinweisgebersystem

Als Anwälte mit einem Schwerpunkt auf Compliance stehen wir Ihnen auch als Compliance-Ombudsmann zur Verfügung. Gerne nehmen wir Meldungen, die über Ihr Hinweisgebersystem bei Ihnen in Compliance eingehen, absolut vertraulich für Sie entgegen. Schließlich verpflichtet uns bereits das Berufsgeheimnis zu höchster Diskretion. Im persönlichen Kontakt mit dem Hinweisgeber sammeln wir weitere wertvolle Informationen für Sie. So verhindern wir einen möglichen Schaden Ihres Unternehmens.

Des Weiteren ergänzen wir unseren Service für Sie gerne um einen externen Compliance-Beauftragten. Dieser erarbeitet eine individuelle Compliance-Policy für Ihr Unternehmen und schult Ihre Mitarbeiter in deren Umsetzung. Er steht als Meldestelle für die Abgabe von Hinweisen zur Verfügung. So ist er einerseits Ansprechpartner für Hinweisgeber, andererseits hält er den direkten Kontakt zu Ihnen und den involvierten Mitarbeitern. Eine Hinweisbearbeitung ist für ihn erst abgeschlossen, wenn der Fall in Ihrem Unternehmen vollständig aufgeklärt wurde.

Preise

FAQ

Wer genießt Hinweisgeberschutz?

Geschützt werden Personen, die in einer wirtschaftlichen Abhängigkeit zur gemeldeten juristischen Person stehen. Explizit genannt werden in der EU-Richtlinie 2019/1937 und dem daraus resultierenden Hinweisgeberschutzgesetz:

  • Arbeitnehmer
  • Selbständige
  • Praktikanten
  • Lieferanten
  • Unterauftragnehmer
  • Anteilseigner
  • Vorstände
  • Aufsichtsräte

Für Arbeitnehmer gilt der Schutz bereits vor Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses und über seine Beendigung hinaus. Auch Personen, die dem Hinweisgeber beruflich oder privat nahestehen, genießen einen besonderen Schutz.

Über welche Kanäle kann eine Meldung erfolgen?

Eine Meldung muss über verschiedene interne Kanäle möglich sein:

  • schriftlich: über ein digitales Hinweisgebersystem oder auf dem Postweg
  • telefonisch: bei einer Telefonhotline oder durch Hinterlassen einer Meldung auf einem speziellen Anrufbeantworter
  • persönlich: im Rahmen eines Treffens

Unabhängig vom Meldekanal muss die Identität des Hinweisgebers geschützt werden. Gemäß deutschem Recht soll die Meldung zudem anonym erfolgen können.

Eine Meldung ist außerdem an die zuständige Behörde möglich. Das gilt grundsätzlich, insbesondere jedoch, wenn  interne Meldekanäle fehlen oder eine Reaktion auf einen Hinweis ausbleibt. Ein internes Meldesystem hat jedoch den Vorteil, dass Hinweisen inhouse nachgegangen werden kann. Somit kann ein Schaden, beispielsweise der Reputation, vom Unternehmen abgewendet werden.

Welcher Meldekanal ist am besten zur Entgegennahme von Hinweisen geeignet?

Die Identität eines Hinweisgebers lässt sich mit einem digitalen Hinweisgebersystem am besten schützen. Außerdem ist der Aufwand besonders gering: sowohl für die Implementierung im Unternehmen als auch für die Dokumentation eingehender Meldungen.

Welche Voraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen?
  • Es muss über eine Whistleblower-Meldestelle verfügen.
  • Die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen beauftragte Person muss unparteiisch sein.
  • Es müssen enge Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung an den Hinweisgeber eingehalten werden. Die Information des Hinweisgebers über das Ergebnis der Untersuchung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen.
  • Die Dokumentation von Meldungen muss so erfolgen, dass sie als Beweismittel im Rahmen eines Verfahrens verwendbar ist. Meldungen, die mündlich erfolgt sind, müssen niedergeschrieben und durch den Hinweisgeber bestätigt werden.
  • Hinweisgebern muss auf der Webseite des Unternehmens der Zugang zu einem internen Meldekanal geboten werden. Zusätzlich müssen hier umfassende Informationen zum Ablauf der Meldung bereitgestellt werden.
Kann ich das Hinweisgebersystem des Anbieters SICODA unverbindlich und kostenfrei testen?

Ja. Sie können unser Whistleblower-System sieben Tage risikofrei testen. Innerhalb dieses Testzeitraums können Sie den Vertrag ohne Angabe von Gründen per E-Mail stornieren.

Was sind die Aufgaben des Ombudsmanns ?

Der Ombudsmann ist eine neutrale Vertrauensperson, die Hinweise aus dem Hinweisgeberportal entgegennimmt und unparteiisch und neutral bewertet. Der Ombudsmann, der die Vorgänge bewertet, sollte über fundierte juristische Kenntnisse in relevanten Bereichen wie Wirtschaftsrecht, Kartellrecht und Strafrecht verfügen.

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