Datenschutz ist weit mehr als die reine Dokumentation der Verarbeitungen und Prozesse. Datenschutzbeauftragte, die mit der Tätigkeit neu anfangen, stehen oft vor dem Problem, dass der administrative Teil einen erdrückenden Anteil der täglichen Arbeit einnimmt.
Auch wenn nicht der Datenschutzbeauftragte, sondern das Unternehmen zur Erstellung der Verarbeitungsdokumentation verpflichtet ist, zeigt die Praxis, dass diese vom einzigen hierzu qualifizierten Mitarbeiter im Unternehmen, dem Datenschutzbeauftragten übernommen werden muss.
Nach unserer Erfahrung decken sich die Verarbeitungen in den Unternehmen zu über 90 %. Alle Unternehmen müssen z.B. Mitarbeiterdaten nach einheitlichen gesetzlichen Bestimmungen verarbeiten. Dieses Beispiel kann auf bis zu 100 Standartverfahren erweitert werden.
Wenn Sie sich nicht auch noch im Datenschutzmanagement mit Datenbanken und Softwareinsellösungen auseinandersetzen wollen oder den Schulungsaufwand für solche Produkte scheuen, können Sie auf unsere Musterdokumente in allen gewünschten Textformaten zurückgreifen.
Öffentliches Verfahrensverzeichnis
Das BDSG schreibt vor, dass der betriebliche Datenschutzbeauftragte ein Verzeichnis der Verarbeitungsverfahren jedermann zur Verfügung stellt.
Dies bedeutet in der Praxis, dass der Datenschutzbeauftragte eine Übersicht der Verarbeitungsverfahren vorhalten muss und zeitnah jedem Interessenten bereitstellen muss.
Wir stellen Ihnen ein allgemeines Muster zur Verfügung, das für eine Vielzahl von Unternehmen Gültigkeit besitzt.
Interne Verarbeitungsübersicht
Wie richtig in der Literatur immer wieder ausgeführt wird, ist der Begriff un die Auslegung der internen Verarbeitungsübersicht nicht einheitlich, gesetzlich geregelt. Trotzdem verwenden wir hier die Begrifflichkeit interne Verarbeitungsübersicht.
Unser Musterdokument enthält zur Zeit
11 Abteilungen
mit
70 Verarbeitungen
vermutlich werden Sie nicht alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen wiederfinden, aber eine Mehrzahl der 70 Verarbeitungen werden Sie sicherlich wiedererkennen.
Die Verarbeitungen sind allgemeingültig formuliert. Eine Personalakte ist in allen Unternehmen gleich aufgebaut. Ob Sie elektronisch verarbeitet wird, oder ob Sie in Papierform vorgehalten wird, ändert an den erfassten Daten meist sehr wenig.
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