Verfahren

Sie können Verfahren nur unter einer Abteilung führen. Sollten Sie eine Abteilungsgliederung für unnötig halten, legen Sie eine „allgemeine Abteilung“ an, unter der alle weiteren Verfahren geführt werden können. Verfahren im Einzelnen:

In dem Abteilungsfenster zeigen sich drei Auswahlmöglichkeiten im Bereich Verfahren.

– neues Verfahren bedeutet das Anlegen eines leeren, neuen Verfahrens

– neues Verfahren aus Vorlage: soweit Sie eine Vorlage in die Software geladen haben, können Sie hier bereits bestehende Verfahren, die komplett erfasst wurden in diese neue Abteilungssektion kopieren. Sie ersparen sich so einen erheblichen Schreibaufwand, wenn Sie bereits das Verfahren selbst sorgfältig bei einem anderen Mandanten erfasst haben oder wenn Sie unsere Vorlage für Verfahren und Verarbeitungen in der Software eingeladen haben.

Sie können aber auch bereits erfasste Verarbeitungen durch klick auf den Namen öffnen und bearbeiten.

Nach  Auswahl  einer dieser drei Möglichkeiten öffnet sich das Verfahrensdetailfenster.

Neben der allgemeinen Navigationsleiste „Löschen, Abbrechen, Speichern“ finden Sie in dem Verfahrensregister zum Einen den Auswahlregisterpunkt „Pflichtangaben“ zum Anderen den Auswahlpunkt „Bemerkungen“.

Im Auswahlpunkt „Pflichtangaben“ sind die in § 4e genannten Datenfelder als Ausfüllmöglichkeiten vorgegeben.

Die Abteilungsgliederung ist gesetzt auf die Abteilung, von der aus Sie das Verfahrensfenster geöffnet haben, es kann an dieser Stelle aber noch beliebig geändert werden. In dem Feld „Verfahren“ ist es sinnvoll dem Verfahren einen geeigneten Titel zu geben.  Hierbei handelt es sich nicht um eine in § 4e BDSG geforderte Pflichtangabe, sie dient trotzdem der Übersichtlichkeit Ihrer Dokumentation.

Im dritten Punkt „Zweck“ erfassen Sie den Verarbeitungszweck des jeweiligen Verfahrens. Dieser Zweck ist gleichzeitig der Zweck, für den es eine Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung geben muss.

Im Feld „Betroffene“ müssen die betroffenen Personen oder Personengruppen erfasst werden.

Im Feld „Datentypen“ werden die Datentypen der Datenverarbeitung erfasst.

Im Feld „Speicherfristen“ werden je Datentyp die Lösch- oder Aufbewahrungspflichten dokumentiert.

Datenempfänger sind diejenigen, die Daten erhalten.

Soweit eine Datenübermittlung in Drittländer geplant ist, ist das Feld „Drittländer“ , der Ort in dem die Information gespeichert würde.

Der zweite Reiter im Verfahrensfenster mit dem Namen „Bemerkungen“ enthält weiterführende Informationen, die jedoch keine Pflichtangaben im Sinne von § 4e GDSG sind.

Zu den weiterführenden Informationen haben Sie hier die Möglichkeit zu dokumentieren, ob Sie dieses Verfahren bereits geprüft haben, ob es zu diesem Verfahren Auflagen und Änderungsempfehlungen ihrerseits gibt. Sie haben die Möglichkeit verfahrensbedingte technisch organisatorisch bedingte Maßnahmen zu dokumentieren und aufzunehmen. Sie können einen öffentlich zugänglichen Kommentar dem Verfahren beilegen und Sie können im Weiteren in dem Feld „Auflage“ dokumentieren, unter welcher Auflage die Verarbeitung in diesem Verfahren zulässig ist. Die Auflage wird lediglich in dem Auflagenbericht ausgegeben. In den öffentlich gekennzeichneten Berichten werden die Informationen zur Prüfung und zur Auflage nicht ausgegeben. Sie haben im Weiteren die Möglichkeit, in der Software Anlagen zu speichern.

Die Speicherung der Anlagen ist optional.