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DSBeasy Handbuch – Aktive Firma

Aktive Firma

Firmenangaben

In dem Ordner „Firmenangaben“ können Sie die allgemeinen Kontaktinformationen zu Ihrer Firma erfassen. Bei Firmenangaben handelt es sich um Pflichtangaben.

Der Registereintrag ist optional, ebenso der Eintrag der Emailadresse oder der Webseite.

Es empfiehlt sich jedoch, alle drei Felder auszufüllen, um eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten.

Verantwortliche Personen

Im Ordner „Verantwortliche Personen“ müssen im Weiteren der zuständige Geschäftsführer und IT-Sicherheitsbeauftragter benannt werden; es erscheint sinnvoll hier auch bereits den Datenschutzbeauftragten zu erfassen.

Das Feld „Geschäftsführung“ ist ein Freitextfeld, da mehrere Geschäftsführer/Innen im Handelsregister als vertretungsberechtigt eingetragen sein können. Insofern sollte an dieser Stelle der in den jeweiligen Registern geführte Geschäftsführer benannt werden.

Die Felder „IT-Sicherheitsbeauftragter“ und „Datenschutzbeauftragter“ sind normale Personenfelder, wie sie im folgenden Abschnitt „Person“ noch im Detail dargestellt werden. Eine Auswahl erfolgt über das Pfeilsymbol; ein Neuanlegen oder Editieren eines bestehenden Personendatensatzes erfolgen über den jeweiligen „Knopf“ Edit.

Erweiterte Angaben

Der Ordner „Erweiterte Angaben“ bietet Ihnen die Möglichkeit, interessante Informationen zu ihrer Firma zu erfassen. Hierzu gehört auch die Möglichkeit ein „Logo“ als Bilddatei hinzuzuladen, einen weiterführenden Kommentar aufzunehmen oder bereits hier allgemeingültige Sicherheitsmaßnahmen aufzunehmen, auf die aus weiteren Abteilungen oder Verfahren verwiesen werden kann.

Sie können die Sicherheitsmaßnahmen mit dem Pfeil des Auswahlfeldes selektieren.  Neuanlegen oder editieren können Sie bestehende Sicherheitsmaßnahmen über den Knopf „Edit“.

Verwaltung

Der Ordner „Verwaltung“ ist optional, dient Ihnen aber zur Verwaltung – möglicherweise der Kundenverwaltung – dient Ihnen als Datenschutzbeauftragter dazu einen Überblick über die Anzahl der Mitarbeiter insgesamt und die Anzahl der Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, zu erlangen. Hier sollten Sie die Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze als Maßgröße zugrunde legen. Des weiteren bietet der Ordner die Möglichkeit für externe Datenschutzbeauftragte den Vertragsabschluss, die Vertragsdauer und das Vertragsende zu dokumentieren und somit im Blick zu behalten.

Die Rubrik „Abteilungen“ enthält die Auflistung der bereits erfassten Abteilungen und einen „Button“ namens „Neue Abteilungen“ mit dem neue Abteilungen zu erstellen sind.

Wir haben uns dazu entschieden, als Sortiergröße für Verarbeitungen die Abteilung zu nehmen. Sie können selbstverständlich hier als Gliederung ihrer Verarbeitung auch andere Maßstäbe anlegen. Aus unserer Sicht hat sich jedoch die betriebliche Organisationsstruktur als geeignetes Sortierkriterium herausgestellt.

Nach „Klick“ auf eine angelegte Abteilung, in diesem Beispiel – Datenschutzmanagement –öffnet sich das Abteilungsfenster, in dessen rechter Hälfte die Auflistung der Verfahren dieser Abteilung zu finden sind.